We light up your team.

“De aanleiding was hetzelfde, onze werkzaamheden heel anders”

Landelijke actiedag bij ziekenhuizen vanuit VLP-perspectief

De eerste geluiden kwamen eind januari: mogelijk komt er een landelijke staking van het ziekenhuispersoneel voor een betere CAO. Wanneer begin maart de actiedag definitief aangekondigd wordt, zijn de voorbereidingen bij ziekenhuizen dan ook al in volle gang.

Actiedag vanuit VLP-perspectief

Twee van onze Vaste LICHT Professionals (VLPs) hebben in deze periode een interimopdracht bij een Brabants ziekenhuis: Anne Schellens bij het Elkerliek in Helmond, Maartje de Geus bij Bernhoven in Uden. Beiden kregen ze in hun rol als interim communicatieprofessional te maken met de landelijke actiedag op donderdag 16 maart. Ontdek hoe zij dat beleefd hebben en hoe verschillend VLP-opdrachten zijn, zelfs in een vergelijkbare rol en organisatie.

Anne werkt sinds een aantal maanden bij het Elkerliek ziekenhuis in Helmond, een ziekenhuis met ongeveer 2.300 medewerkers. Op de communicatieafdeling werken elf mensen. Maartjes interimopdracht is bij Ziekenhuis Bernhoven in Uden. Hier werken ongeveer 2.400 mensen, waarvan drie op de communicatieafdeling.

Verschil in werkzaamheden en beleving

En dat is meteen een groot verschil met de situatie bij het Elkerliek. Anne en team verdeelden de taken, waardoor andere werkzaamheden doorliepen. Maartje en collega’s werden veel meer opgeslokt door de voorbereidingen van de actiedag. Maartje beleefde de actiedag dan ook veel intensiever dan Anne. Samen met haar twee communicatiecollega’s deed ze er alles aan om de actiedag communicatiewise goed te laten verlopen en dat gaf een bak energie, adrenaline en teamgevoel.

“Ook als interimmer ervaar je teamspirit.” – Maartje

Enorme voorbereiding landelijke actiedag

Bij een landelijke actiedag voor ziekenhuispersoneel komt veel kijken. Want een ziekenhuis kan natuurlijk alleen actievoeren als alles goed gecoördineerd wordt – zorg stopt immers nooit. Het personeel draait op zo’n actiedag zogenaamde zondagsdiensten. Er zijn geen geplande opnames en een deel van de poliklinieken is dicht. Acute en spoedeisende zorg wordt wel verleend. Maar omdat het geen zondag is, is het op de actiedag veel drukker dan op een reguliere zondag.

Het is bovendien belangrijk dat de acties goed op elkaar afgestemd én juridisch gedekt zijn. Dus komt er een enorme voorbereiding aan te pas. Met ontelbare draaiboeken, brieven, mailings en veel overleggen. En dat bovenop het reguliere werk.

Tijdelijke overlegstructuur

Beide ziekenhuizen zetten een speciale tijdelijke overlegstructuur op poten om zo de organisatie van de actiedag zo goed mogelijk te laten verlopen.
De communicatieafdeling van het Elkerliek overlegde twee keer per week met het hele team, taken verdeelden ze. Anne verzorgde bijvoorbeeld de communicatie (brieven, mailings) richting de verwijzers (zoals huisartsen en verloskundigen) en de bestuurders van andere zorginstellingen in de regio. Daarnaast liepen ook haar andere projecten gewoon door.

Dat was bij Maartje anders. Omdat ze bij Bernhoven met drie communicatiespecialisten zijn, was het alle hens aan dek. Collega Linda Vlamings (interim via LICHT) woont de overleggen van de speciale werkgroep bij en zorgt voor de overall coördinatie. Aan Maartje de taak om datgene wat Linda meeneemt uit de werkgroep samen te vertalen naar heldere communicatielijnen voor de diverse doelgroepen.

Communicatievraagstukken

Beide VLPs hebben ervaren dat het belangrijk is dat het communicatieteam een goede informatiepositie heeft en snel op de hoogte is van bijvoorbeeld aard en omvang van de actie. De communicatieopdracht in deze situatie is niet per se heel strategisch of complex, maar vraagt vooral om tijd. Hoe eerder je kunt beginnen en hoe meer je weet, hoe makkelijker het een en ander in te vullen is.

Om jou als lezer een idee te geven, onder meer deze middelen zetten de teams in:

• uitgebreide interne en externe FAQ
• speciale pagina’s /landelijkeactiedag op website en intranet met de laatste updates
• nieuwsberichten
• social posts
• diverse brieven en mails naar belanghebbenden
• posters op diverse locaties
• flyer met programma van de dag

Voor ziekenhuizen is het vooral belangrijk dat patiënten zo min mogelijk hinder ondervinden. Daar gaat dus veel communicatiecapaciteit naartoe. Maartje: “Patiënten willen vooral weten hoe het met hun afspraak staat. Communicatie richting patiënten gaat dus puur over: ‘wat betekent deze actiedag voor mijn afspraak?’”

Spagaat

Maar er komt veel meer communicatie bij kijken. Je hebt immers ook te maken met pers, verwijzers, stakeholders en medewerkers. En de boodschap komt nauw. Want je hebt toch te maken met het spanningsveld tussen de belangen van (actievoerende) medewerkers en het ziekenhuisbestuur.

Maartje vertelt dat zij daarom ook veel aandacht en energie gaven aan de boodschap van het bestuur. Bij Bernhoven hebben ze recent een reorganisatie achter de rug en een relatief nieuwe bestuurder. Door goed te luisteren en te adviseren hebben zij en haar collega’s de boodschap goed voor het voetlicht kunnen brengen.

“‘Wat heel gaaf was dat we ontdekten dat onze bestuurder als hobby crêpes bakt in een caravan. En dat hij dat ook graag wilde doen voor alle medewerkers. Op de actiedag stond hij dus samen met zijn vrouw bij de personeelsingang crêpes te bakken. Fantastisch toch!” – Maartje

De belangenspagaat die Maartje schetst, ondervond ook Anne. “Een collega van het actiecomité vroeg om een flyer te laten opmaken. Normaalgesproken doe je dat gewoon. Maar nu denk je er langer over na. Uiteindelijk hebben we haar wel vooruit geholpen, maar je moet continu afwegen wat voor signaal je daarmee afgeeft. Interessant!”

Dag zelf

Op de dag zelf was er bij beide ziekenhuizen een bijeenkomst in een centrale hal. Met speeches, spandoeken, kraampjes, een sit-in, een speciaal actielied (kippenvel bij Maartje), workshops en ludieke acties. Zoals een beddenrace en speciale ‘moederkoeken’ bij de koffie. Ook was er pers aanwezig, die natuurlijk begeleid moest worden, ook weer een klus voor communicatie.

Tegengeluiden waren er ook, bij de acute zorg heerste bijvoorbeeld topdrukte en waren ze minder blij. Ook daar lag weer een rol voor communicatie.

CAO-akkoord

Op het moment van het interview zijn we een week verder. De verslagen, dank-berichten en filmpjes op socials, website en intranet zijn geplaatst en de eerste evaluaties met betrokken partijen hebben plaatsgevonden.

Vlak na de actiedag werd een nieuwe actiedag aangekondigd. De overlegmomenten werden dus weer in de agenda’s gezet, de draaiboeken weer gemaakt en de voorbereidingen weer opgestart. Het bleek niet nodig, inmiddels ligt er een CAO-akkoord. De plannen en draaiboeken kunnen dus weer in de kast.

Wat een verschil!

“Je zou denken: twee Brabantse ziekenhuizen, ongeveer even groot, dezelfde landelijke actiedag. Hoe verschillend kan het zijn? Maar de aanleiding was weliswaar hetzelfde, onze werkzaamheden waren heel anders.” zegt Maartje.

Ze hebben regelmatig contact gehad en beamen alle twee dat dit juist zo fijn is aan het VLP-schap. “Je kunt laagdrempelig even bellen als je wilt sparren met een vakgenoot of als je vastloopt met iets.” vertelt Anne. “Eigenlijk heb je als VLP een extra team met vakgenoten én vraagbaken buiten je opdrachtorganisatie.”

Ook tijdens het interview maken ze allebei aantekeningen: inspiratie en ideeën genoeg. Anne: “Die crêpe-caravan gaat zeker mee naar ons komende overleg!”

 

Ook interessant voor jou