Puur voor het communicatie vak was afgelopen jaar juist heel mooi – Provincie Noord-Brabant

Yolanda Hafmans is Teamleider Communicatie bij de provincie Noord-Brabant. Ze vertelt vanuit huis over de gouden randjes die zij ziet in een hoogst vervelend jaar.

Vorig jaar januari startte de provincie met een andere organisatiestructuur voor communicatie, zij noemen dit de HOF-scheiding. Er wordt onderscheid gemaakt tussen hiërarchisch, opdrachtnemer en functioneel. Het team van Strategisch Communicatieadviseurs geeft vorm aan beleidscommunicatie, corporate- en interne communicatie. Daarnaast bestaan er nog teams als woordvoerders, is er een mediateam, een team ‘lobby’, het team evenementen, en team branding.

Net voor de pandemie ons land raakte, werden alle werknemers uitgerust met laptops en werd er al gewerkt met tools als Sharepoint en andere digitale middelen die de provincie beschikbaar had. De knowhow was er dus al, toch kwam digitalisering in een stroomversnelling. Yolanda vertelt over de mooie dingen die dit voor communicatie heeft opgeleverd.

“Als je naar jaaroverzichten van 2020 luistert, hoor je voornamelijk dat 2020 een bizar jaar, een raar jaar en een moeilijk jaar was. Het was vooral ook zwaar, maar als ik kijk naar ons vakgebied, was het een topjaar voor communicatie. Door het coronavirus hebben wij bij de provincie een versnelling doorgemaakt in elkaar vinden en efficiënt samenwerken en tegelijkertijd tot goede resultaten komen. Wat dat betreft kijk ik op een goed jaar terug, buiten het persoonlijke verdriet en soms ellende.”

Vernieuwingsslag
“We hebben een vernieuwingsslag kunnen maken op de manier van communiceren en de middelenmix die we inzetten, zowel intern als extern. Zoeken naar een andere, creatieve manier, is een beetje de rode draad in onze gehele communicatiestrategie. We organiseren bijvoorbeeld een intern webinar, een concept dat we vorig jaar hebben ontwikkeld, om directieleden en programmamanagers een inhoudelijk gesprek met elkaar te laten hebben over een stukje van hun programma. We doen dit elke maand en zenden dit dan uit via het intranetplatform. Waar je merkt dat we in een zaal maar honderd mensen kwijt kunnen, zijn er hier soms vier- vijfhonderd bezoekers. En iedereen kan kijken op zijn eigen moment.”

“Daarnaast hebben we onze webcasts, een reeks van nu al twintig live-uitzendingen, waarin de algemeen directeur met een programmamanager praat over het coronabeleid. In de webcasts lichten we toe wat de huidige situatie voor onze organisatie betekent. Dit zijn interactieve webcasts, collega’s kunnen vragen Whatsappen en die worden dan behandeld. In maart zijn we hiermee begonnen. Inmiddels hebben we op het provinciehuis een hele studio, waar allerlei content gemaakt en gedeeld wordt. Deze studio wordt overigens al lang niet meer voor webcasts alleen gebruikt, maar ook voor allerlei webinars met externe partners.”

Betekenis geven
“Zo is intern een interactief platform met allerlei nieuwe invalshoeken ontstaan. We behandelen vragen als ‘hoe blijf je een beetje fit ondanks het thuiswerken?’ en laten dan collega’s vanuit huis video’s inzenden, waar we een montage van maken. Dit helpt met verbinding zoeken. De webcast is een prominent onderdeel van de middelenmix geworden.’

“Ik zou het zonde vinden als we na de crisis direct weer teruggaan naar wat we gewend zijn. Ik hoop op een hybridevorm; voor een aantal communicatieverhalen die we willen vertellen hebben we nu hele mooie middelen, zodat mensen onze media op hun eigen tijd en plek kunnen kijken. Je bereik is dus veel groter, de interactie bij live-uitzendingen is hoger en we hebben een efficiënt bereik; in een zaal zouden we met een evenement niet zo’n hoge mate van afwisseling in content kunnen bereiken. Gelukkig hebben we het talent en de technieken hiervoor in huis.”

“Ik kijk er met trots op terug dat iedereen hier zijn eigen rol heeft gepakt en alle teams in Communicatie zo goed hebben samengewerkt, op een organische manier. We hebben de urgentie van de coronacrisis gevoeld en daarna gemerkt dat we iets kunnen betekenen en bijdragen vanuit ons vak, vooral in de breedte. Daarbij zeker ook geholpen door een welwillende directie en management dat open staat voor dit soort vernieuwing en sterker nog, ons continu uitdaagt en stimuleert. We hebben zo goed zichtbaar kunnen maken wat de meerwaarde is van een goed functionerend communicatieteam.”