We light up your team.

Een minister op bezoek: wat komt er allemaal bij kijken?

Shona Dittner | Vaste LICHT Professional

Onlangs bracht demissionair minister Mark Harbers (Infrastructuur en Waterstaat) een bezoek aan Waterschap Limburg voor de ondertekening van een bestuursovereenkomst. Wat er allemaal bij zo’n bezoek komt kijken, vertelt Shona Dittner, werkzaam als interim communicatieadviseur voor het Hoogwaterbeschermingsprogramma binnen Waterschap Limburg.

Shona is betrokken bij een aantal dijkversterkingsprojecten vanuit het Hoogwaterbeschermingsprogramma van Waterschap Limburg. Voor een van deze projecten, Gebiedsontwikkeling Groene Rivier Well, is onlangs een bestuursovereenkomst ondertekend. Een belangrijke stap in het project, want in deze overeenkomst leggen de betrokken partners afspraken vast over het project. De verkenningsfase is dan afgerond en we starten met de planuitwerkingsfase.

“Een mooi moment dus, waar we uitgebreid bij stil wilden staan. Bij dit project werken we samen met meerdere partners. Naast het waterschap zijn ook de gemeente Bergen, provincie Limburg, Rijkswaterstaat en het ministerie nauw betrokken. Om deze mijlpaal gezamenlijk te vieren, is er een uitnodiging gestuurd naar de minister om het project te bezoeken”, vertelt Shona.

Datum bekend? Afstemmen maar!

Nadat we de aanvraag hadden ingediend, is het allereerst wachten of het verzoek wordt ingewilligd. En zo ja, op welke datum de minister ruimte in de agenda heeft. Zodra we de details wisten, konden we beginnen met de organisatie van het bezoek.

Belangrijkste tip die ik hierin kan meegeven is om vooral energie te steken in de afstemming met alle betrokkenen.

Na enkele overleggen met collega-communicatieadviseurs en de omgevingsmanager van het project, heb ik veelvuldig afstemming gehad met de communicatieadviseurs van de gemeente, provincie en ministerie.

Kort bezoek, veel te vertellen

De minister had voor het bezoek aan ons project 1,5 uur. Dit was dan ook meteen onze grootste uitdaging: hoe benutten we deze tijd goed? Het is te weinig tijd om het projectgebied te bezoeken, maar we wilden geen bijeenkomst in een zaaltje met alleen maar presentaties en toespraken. En: de minister moest vooral tijd hebben om met bewoners in gesprek te gaan.

Presentatie in de buitenlucht

Ons grote geluk was de locatie van het bezoek: het kasteel in Well. Niet alleen een prachtig decor, maar het ligt ook midden in het projectgebied. Dit gaf ons de mogelijkheid om in de buitenlucht een korte presentatie te geven. Dit deden we natuurlijk niet via een powerpoint. We kozen voor 3 grote afbeeldingen, op een schildersezel.

Alles klaar? Veranderen maar!

En toen brak de dag van het bezoek aan. Het weer was al dagen wisselvallig, met onvoorspelbare plensbuien. Gelukkig hadden we hier in de voorbereiding wel rekening mee gehouden. ‘s Ochtends besloten we dan ook om alles naar binnen te verplaatsen. Een grote zaal werd gereed gemaakt. Natuurlijk vonden we dit erg jammer, maar het was wel de beste beslissing op dat moment.

Plan A en B konden de prullenbak in

En toen: scheen ‘s middags toch volop de zon! Wat nu? Dan komt flexibiliteit om de hoek kijken. Bij iedereen: er ontstond een plan C. We hadden niet genoeg tijd om alles buiten te zetten zoals we dat oorspronkelijk voor ogen hadden. En we wilden, als er toch een plensbui kwam, snel naar binnen kunnen.

Iedereen ging hard aan de slag: de medewerkers van het kasteel gingen verplaatsten tafels naar buiten te verplaatsen en richtten het terrein in. Ik ging, samen met het bureau dat ons ondersteunde, op zoek naar de juiste plek voor de fotograaf.

Het resultaat: een geslaagd bezoek

Alle inspanningen waren niet voor niets: het bezoek was zonder meer geslaagd te noemen. En niet onbelangrijk: de regen wachtte totdat iedereen in de auto terug naar huis zat. Gelukkig maar!

Voor mij zat het werk er nu ook bijna op. In de avond heb ik nog een persbericht verstuurd, de website aangepast en berichten op de sociale media geplaatst. Moe maar voldaan sluit ik de laptop. Op naar de volgende mijlpaal!

“De belangrijkste tip: stem goed af, bereid alles voor maar durf ook los te laten!”

Shona Dittner
Vaste LICHT Professional sinds januari 2019

Ook interessant voor jou